Completa la información que necesita la plataforma.
Reúne tus gastos, crea los servicios que vendes y arma tu horario habitual, en ese orden. Dentro de la plataforma, Preparación muestra los tres pasos, que se marcan solos cuando están listos.
1
Gastos y ahorro
Registra lo que necesitas cubrir cada mes y lo que quieres ahorrar.
2
Portafolio
Define qué vendes, con sus fases, a qué precio y cuánto tiempo toma.
3
Calendario
Organiza tu tiempo en tres partes: servicio, gestión y personal. De ahí salen tus horas de servicio.
El asistente puede ayudarte a ordenar la información que aportas. Los cálculos necesitan que completes los gastos, las horas y los costos del trabajo correspondientes.
Ayuda por pantalla
Qué es cada pantalla y cómo se usa.
Gastos y ahorro
La guía en video · 5 min
Capítulos
Qué es
Aquí escribes lo que cuesta vivir y trabajar cada mes: gastos personales, del negocio, deudas, gastos anuales y ahorro. La suma es el valor mínimo: lo que el mes tiene que cubrir.
Qué hacer
1Escribe cada gasto en su pestaña, con su monto y cada cuánto se paga. Empieza por los personales. Los ejemplos en gris se agregan con «+ Usar».
2Abre «Fechas y detalle» para indicar el día de pago: así aparece en el Calendario y en Hoy.
3En «Ahorro», escribe un aporte fijo o una meta con fecha; el aporte de cada mes se calcula solo.
Bueno saber
Arriba ves el resultado: el valor mínimo dividido entre las horas de servicio del Calendario da el valor hora, lo mínimo que debe dejar cada hora de trabajo.
En «Fechas y detalle» eliges el tipo de pago: recurrente, único (una fecha) o deuda. Una deuda se paga en un solo pago, en cuotas fijas o en pagos parciales de monto variable.
No se calculan intereses: escribe las cifras cerradas que te da el banco o el acreedor. Un pago único sin fecha no suma al valor mínimo.
Una deuda que empieza en un mes que todavía no llega dice en su fila desde cuándo («desde nov.») y no suma este mes.
Con una meta y una fecha, el aporte del mes es lo que falta dividido entre los meses que quedan. Ese aporte suma al valor mínimo.
Para quitar un gasto, usa la ✕ de su fila; «Deshacer» lo devuelve. Para cargar muchos gastos desde una hoja de cálculo: Configuración · Datos.
Desde cualquier pantalla, «+ Crear» › «Gasto» abre aquí una fila nueva, lista para escribir.
Los ejemplos en gris dependen del país de tu cuenta. En Colombia aparecen además la cuota de administración, la libranza y el crédito de cooperativa en Deudas, y una nota sobre cuándo no se cobra el 4×1000.
Calendario
La guía en video · 5 min
Capítulos
Qué es
El Calendario organiza el tiempo de tu semana en tres partes: las horas en que haces tus servicios, las horas para atender el negocio y el tiempo personal. Con las horas de servicio, 1440 calcula lo mínimo que debe dejar cada hora de trabajo.
Servicio: el tiempo en que haces lo que vendes. Ejemplo: atender una cita, editar un video, redactar un contrato.
Gestión: el trabajo que sostiene el negocio. Ejemplo: conseguir clientes, cotizar, cobrar, llevar las cuentas.
Personal: descanso, familia, estudio y todo lo que no es trabajo.
Qué hacer
1Llena el horario habitual: tu semana de siempre, con las horas en que normalmente trabajas y descansas. Se escribe una vez y se repite sola cada semana.
2Indica en «Categorías» a qué parte pertenece cada actividad: Servicio, Gestión o Personal. Se sugieren, para cualquier oficio: Preparar, Atender clientes, Producir y entregar, y Revisar y ajustar (Servicio); Prospectar y vender, y Cobrar (Gestión).
3Anota en «Agenda» lo que pasa en una fecha concreta: una cita, una entrega, una reunión. Ese cambio vale solo para ese día; el horario habitual sigue igual.
Bueno saber
Con pocas horas de servicio en la semana, cada hora tiene que cobrarse más cara para cubrir el mes.
Cambia el horario habitual solo cuando cambie tu forma de trabajar, no por un cliente.
Al crear un bloque, «También en» lo copia a otros días y «Lunes a viernes» los marca de una vez. En la Agenda, «Repetir hasta» dice hasta qué fecha se repite cada semana; vacío, el bloque queda solo en ese día.
Para mover un bloque, arrástralo a otra hora o a otro día; para alargarlo, tira de su borde de abajo. En el teléfono, mantenlo pulsado un instante antes de arrastrar. «Deshacer» lo devuelve. En la Agenda, si el bloque se repite, se pregunta «Solo este día» o «Toda la serie».
Si falta la categoría que necesitas, «+ Nueva categoría», en la lista del bloque, la crea sin salir de él y sin perder lo escrito.
Lo que quitas o mueves en un día de la Agenda no vuelve cuando el horario habitual se aplica otra vez.
Manda la categoría: un bloque de Gestión ligado a un cliente o a un proyecto (cotizarle, cobrarle) cuenta como gestión. No suma horas de servicio ni horas al proyecto. Solo un bloque sin categoría ligado a un proyecto cuenta como servicio.
Si dos bloques se cruzan, esas horas cuentan una sola vez, en la parte de más peso: primero Servicio, luego Gestión, luego Personal.
Los días de trabajo, el día en que empieza la semana, la zona horaria, el formato de la hora (12 o 24 h) y los descansos se declaran en Configuración · Ciclo y descanso. El calendario de 1440 funciona por su cuenta: la conexión con Google Calendar todavía no está disponible.
Portafolio
La guía en video · 5 min
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Qué es
El Portafolio es la lista de servicios que vendes, con su precio y el tiempo que toma cada uno. Aquí ves si cada precio deja la ganancia que esperas.
Qué hacer
1Toca «Agregar servicio» y escribe cómo se vende (por hora, sesión, proyecto, paquete, jornada o mes), el precio y cuántas horas toma una unidad. Ejemplo: «Manicure, 1 hora», «Video institucional, 30 horas» o «Día de rodaje, por jornada, 10 horas».
2Mira la etiqueta de cada servicio: «Cumple», «Bajo objetivo» o «Negativo». Indica si el precio deja la ganancia esperada.
3Si un servicio queda bajo, sube el precio o revisa sus horas. Si es bajo a propósito, márcalo como excepción.
Bueno saber
La ganancia esperada (el margen objetivo) se cambia en Configuración · Cálculo. Las etiquetas se actualizan solas cuando cambian los gastos o el horario.
Por jornada, las horas son las de un día de trabajo; por mes (una iguala), las de un mes. Cada unidad vendida es una jornada o un mes, y así sale en la cotización: «2 jornadas», «3 meses».
El piso de cada servicio son sus horas al valor hora más sus costos del trabajo: transporte, materiales, alquileres. Por encima del piso, el precio es libre: al cliente se le cotiza por servicio, nunca por hora.
«Excepción aceptada» deja fuera de las alertas un margen bajo a propósito; su cifra se sigue mostrando. «Alta ocupación» marca un servicio que ocupa más del 40 % de las horas de servicio del mes.
En la ficha de cada servicio, «Precio a probar» dice cuántas ventas de ese servicio cubren el mes y si caben en tus horas de servicio, sin cambiar el precio de lista; «Usar como precio de lista» lo guarda.
«Para la cotización» guarda qué incluye el servicio, qué no incluye, el tiempo de entrega y las condiciones de pago. Al escogerlo en una cotización, esos textos llenan el mensaje y allí se pueden cambiar.
Cuando ya cotizaste un servicio dos veces o más, su ficha dice cuánto lo cotizas en promedio frente a su precio de lista.
«Cotizar este servicio» abre una cotización con él.
Los tiempos son los tuyos, no una tarifa ni una duración fija por oficio.
Cotizaciones
La guía en video · 5 min
Capítulos
Qué es
Una cotización es el precio que le envías a un cliente por un trabajo. Aquí la armas con los servicios del Portafolio y compruebas que el precio no quede por debajo de lo mínimo.
Qué hacer
1Escoge los servicios del trabajo y cuántas veces va cada uno. Si ninguno se parece, usa «Por horas sueltas».
2Revisa el recuadro «Valor mínimo del trabajo»: lo menos que debes cobrar para no perder dinero. Por encima de esa cifra, el precio es libre.
3Si hace falta, aplica un descuento o un recargo, o fija el total.
4Escribe el cliente, las fechas, las condiciones de pago y el anticipo que pides para iniciar (50 % si no lo cambias). Después, toca «Preparar mensaje» para copiarlo y enviarlo por correo o chat.
5Toca «Marcar como enviada»: la cotización pasa a Proyectos para seguirla.
Bueno saber
1440 no envía nada por su cuenta: el mensaje lo envías tú, por tu canal de siempre.
La cotización se guarda sola mientras escribes; «Guardar borrador» la guarda en el momento. Una cotización guardada también se abre como documento con «Ver PDF».
Si el precio lo puso el cliente, no hace falta cotizar: evalúalo en Proyectos con «Evaluar oportunidad».
Las cotizaciones guardadas están arriba, junto a «Nueva cotización»: se ven cuatro y las demás con «Ver todas». Cada una se abre, se duplica o se descarta; la que ya tiene proyecto lleva a él con «Ver proyecto».
Al escoger un servicio, lo que tiene escrito en «Para la cotización» (en el Portafolio) llena las fechas, las condiciones de pago y la nota, sin borrar lo que ya escribiste.
Una cotización sin aceptar no suma a lo que falta por cobrar.
El anticipo sale bajo el total, en el PDF y en el mensaje: «Anticipo para iniciar: 30 % · $1.800.000» (con 100 %, «Pago total para iniciar»). Con 0 % no sale. Si tus condiciones escritas nombran otro porcentaje, la pantalla te avisa para que digan lo mismo. Al aceptarse, el proyecto propone ese anticipo como primer cobro.
La vigencia se cuenta desde el día en que marcas la cotización como enviada (o desde que la creaste, si no la has enviado): «15 días · hasta el 4 de noviembre». No cambia por abrir el PDF otro día.
El PDF sale en hoja carta, con el estilo que escojas en Configuración · Documentos: Sobria, Bloques o Franja. Si falta tu nombre legal, la hoja avisa que sale con el nombre de tu marca.
Proyectos
La guía en video · Proyectos · 4 min
Capítulos
La guía en video · Documentos: la cuenta de cobro · 5 min
Capítulos
Qué es
Un proyecto es un trabajo con un cliente, desde que se ofrece hasta que se cobra. Aquí ves en qué va cada uno y cuánto falta por cobrar. Cada proyecto pasa por estos estados: en evaluación, confirmado, en curso, entregado y cobrado.
Qué hacer
1Si el cliente ya propuso un precio, toca «Evaluar oportunidad»: escribe ese precio, los servicios o las horas que tomará y los costos del trabajo (transporte, materiales, alquileres). 1440 indica si conviene aceptarlo.
2Al aceptarlo, pasa a Confirmados y sus horas se apartan del mes.
3Agenda el trabajo en el Calendario y cambia su estado a medida que avanza.
4Registra los pagos del cliente (anticipo y saldo) y genera el documento de cobro en PDF. El anticipo que se propone es el pactado en su cotización.
Bueno saber
La sugerencia de la evaluación: Aceptar si el margen alcanza el margen objetivo; Revisar si queda por debajo o pierde hasta un 5 %; No conviene si pierde más.
Las horas apartadas son las que faltan: lo estimado menos lo registrado. Si un proyecto pasa su estimación, la pantalla lo avisa.
Las horas registradas de un proyecto son las de sus bloques de Servicio. Un bloque de Gestión para ese cliente (cotizar, cobrar) no se suma al proyecto.
Cada proyecto dice qué parte de su precio corresponde a cada objetivo de ahorro. Al registrar un cobro, esa parte se puede sumar a lo ahorrado.
Registra cada cobro una sola vez: la fecha decide en qué mes entró.
El documento de cobro (en Colombia, «Cuenta de cobro») se numera solo. Para seguir una numeración que ya traías, escribe el número del próximo en Configuración · Cobro. Su estilo se escoge aparte del de la cotización, en Configuración · Documentos. 1440 no emite factura electrónica.
Clientes
La guía en video · 5 min
Capítulos
Qué es
Cada cliente tiene una ficha: con quién se habla, qué se le ha cotizado, qué está en curso y cuánto falta por cobrarle.
Qué hacer
1Toca «Nuevo cliente» y escribe el nombre. Lo demás puede esperar.
2Antes del primer documento de cobro, completa su identificación («Documento») y su dirección.
3Revisa «Sin ficha»: son nombres escritos a mano en cotizaciones o proyectos antes de crear la ficha. Vincularlos junta su historial.
4Usa «Archivar» con un cliente que ya no está activo: sale de la lista y su historial se conserva.
Bueno saber
Vendido (el precio de los proyectos aceptados), Cobrado y Saldo se llenan solos con los proyectos y los cobros: no se escriben a mano.
Si hay trabajo sin entregar, el saldo se parte en dos: «Ya se puede cobrar» (lo entregado y el anticipo que no ha llegado) y «por entregar» (lo que espera la entrega).
En Colombia, al escribir el NIT o la cédula del cliente, 1440 revisa su forma y el dígito de verificación, y avisa si algo no cuadra. Se puede guardar igual.
Una cotización enviada no suma a lo que falta por cobrar hasta que se acepta.
«Cotizar para este cliente» abre una cotización con su nombre.
Un cliente con historial no se borra: se archiva. Antes de crear otra ficha, revisa si el cliente ya existe.
Hoy
La guía en video · 5 min
Capítulos
Qué es
Hoy muestra el día en curso: lo que toca ahora, lo que sigue y lo que ya hiciste. Marcar lo hecho te deja ver, al final de la semana y del mes, cuánto de lo planeado se cumplió.
Qué hacer
1Mira arriba qué toca ahora y qué sigue. La tira de días lleva a otro día; empieza en el día que escogiste como inicio de la semana.
2Marca cada actividad al terminarla: ✓ si se hizo, ✕ si no. Si duró más o menos, ajusta las horas. Lo que no se hizo se puede pasar a otro día.
3Agrega con «+ Agregar actividad» lo que surgió sin estar planeado.
4Toca «Cerrar el día» al final de la jornada.
Bueno saber
Las actividades de cada día salen del Calendario. Para cambiar la semana completa, ve al Calendario.
Lo que marcas con ✕ se puede reagendar al día siguiente, en 2 días o en 3 días.
La constancia cuenta los días cerrados, no las actividades cumplidas: un día con actividades sin cumplir también suma. El avance del día es otra cosa: horas cumplidas frente a horas agendadas.
Mientras el día siga abierto, junto a la constancia dice «Hoy queda por cerrar.»: hoy no cuenta en contra hasta que termina.
Un día de descanso declarado no pide cierre ni afecta la constancia.
Desde otra pantalla, «+ Crear» › «Actividad» agenda un bloque para hoy en el Calendario.
Para corregir otro día, elígelo en la tira de días o con las flechas de semana.
Resumen
La guía en video · Resumen y Resultados · 5 min
Capítulos
Qué es
El Resumen muestra cómo va el mes en una sola pantalla. Aquí no se escribe nada: todo viene de las otras pantallas.
Qué se ve
1Valor hora: lo mínimo que debe dejar cada hora de servicio para cubrir el mes. Debajo va la cuenta: el valor mínimo del mes entre las horas de servicio.
2Proyectado del mes: lo que se espera ganar con las unidades previstas de cada servicio del Portafolio. Es el plan: no cambia al vender.
3La barra del mes: el tramo lleno es lo asegurado, el contorno es lo proyectado y la raya es el valor mínimo. Cada porcentaje dice qué parte del valor mínimo cubre.
4Asegurado: lo cobrado en el mes más lo vendido que falta por cobrar, si ese trabajo cae en este mes o antes.
5Abajo, los proyectos que piden atención y el servicio con el margen más bajo.
Bueno saber
Un trabajo vendido cuenta como asegurado en el mes en que está agendado en el Calendario. Uno sin agendar cuenta en el mes en curso. Así una misma venta no asegura varios meses.
La proyección se guarda sola la primera vez que se abre la plataforma en el mes: si fue el 10, la pantalla dice «Al abrir el mes, el 10 de oct». Si falta, «Guardar la proyección» la guarda; después ya no cambia. Solo aparece cuando difiere del proyectado de hoy, y Resultados la compara al cerrar el mes.
Un ahorro nuevo empieza a contar el mes siguiente: debajo del valor hora se anticipa cuánto sumará.
Mientras falte uno de los tres pasos de Preparación, la pantalla dice cuál y lleva a él.
Las cifras con subrayado punteado llevan a su pantalla: el valor mínimo a Gastos y ahorro, las horas de servicio al Calendario, las horas comprometidas a Proyectos y el servicio de la composición al Portafolio.
Los ingresos registrados de cada mes están en Resultados.
Resultados
La guía en video · Resumen y Resultados · 5 min
Capítulos
Qué es
Resultados compara, mes a mes, lo que entró con lo que el mes tenía que cubrir, y el tiempo planeado con el tiempo real.
Qué hacer
1Haz cada semana la revisión de la semana: cuatro pasos cortos para ver qué pasó y escoger un solo ajuste. Si ya la hiciste, «Rehacer» la abre con lo guardado.
2Lee la gráfica: cada mes cerrado con lo que entró, el valor mínimo y la proyección al abrir el mes. Arriba dice cuántos meses cubrieron el valor mínimo y cómo quedó el último.
3Cierra el mes cuando termine, o deja que se cierre solo. Un mes cerrado queda fijo.
Bueno saber
El mes nuevo empieza solo el día 1. El que terminó queda en revisión hasta el día que escojas en Configuración · Ciclo y descanso, y se cierra solo o con el botón. Un mes cerrado no se reabre.
Lo que entró es lo cobrado con fecha en ese mes, no lo vendido: un trabajo vendido en marzo y cobrado en abril cuenta en abril. La proyección sale de los precios del Portafolio y se compara con lo cobrado.
En el primer paso de la revisión, la semana se compara con la anterior y con la semana 0: la primera que registraste. Las semanas empiezan en el día que escogiste en Configuración · Ciclo y descanso.
El día de la revisión que escogiste en Configuración, el asistente pone «Revisar la semana» primero: lleva a la revisión, sin gastar créditos.
En el paso del ajuste aparece el ajuste anterior para mantenerlo, ajustarlo o soltarlo. «Pedirle una propuesta al asistente» le pasa lo registrado de la semana.
La distribución del tiempo compara lo planificado hasta hoy con lo registrado; lo planificado del mes entero va aparte, en gris. Lo planificado lleva al Calendario y lo registrado, a Hoy.
La constancia muestra las últimas cuatro semanas: los días con registro de los que se esperaban. Cada semana se abre en Hoy, en su primer día. Hoy no cuenta como pendiente mientras sigue en curso.
El tiempo real sale de los días cerrados en Hoy; lo cobrado, de Proyectos.
El foco que escoges en la revisión de la semana aparece en Hoy.
Preparación
Qué es
Preparación son los tres pasos que 1440 necesita para calcular cuánto debe dejar cada hora de trabajo: Gastos y ahorro, Portafolio y Calendario, en ese orden.
Qué hacer
1Empieza por Gastos y ahorro: sin gastos no hay ninguna cifra. Queda listo con un gasto personal con monto y el ahorro escrito, aunque sea 0.
2Sigue con el Portafolio: cada servicio con sus fases y sus horas. Así ves cuánto toma cada uno antes de armar la semana.
3Termina con el Calendario: el horario habitual, con las horas de servicio.
Bueno saber
Cada paso dice Falta, En curso o Listo, y cambia solo cuando llenas su pantalla. No se marca a mano.
Si no ahorras por ahora, «Marcar como listo» en el paso 1 deja el ahorro en 0.
Al entrar a un paso desde Preparación, arriba sale «Paso 1 de 3» con lo que falta y, cuando queda listo, el paso siguiente.
Para llenar rápido, descarga la plantilla o pídeselo al asistente: cada paso trae su pregunta lista.
Configuración
La guía en video · Entrar y configurar · 5 min
Capítulos
Qué es
Configuración guarda los datos de tu negocio y las preferencias de la plataforma.
Qué hacer
1Completa «Negocio»: los datos que salen en cotizaciones y documentos de cobro, el país y a qué te dedicas. En «Documentos» van el logo, el color y el estilo de cada documento; en «Cobro», el nombre legal, la ciudad, la nota y la numeración; en «Cálculo», la moneda y el margen objetivo.
2Revisa «Ciclo y descanso»: la zona horaria, el inicio de la semana (manda en Hoy, la revisión y el reporte), el formato de la hora (12 o 24 h), los días de trabajo, los descansos, cómo se cierra el mes, el tema de la pantalla y el idioma.
3En «Asistente», ajusta su nombre y su estilo de respuesta, y revisa lo que recuerda: corrige o elimina lo que ya no corresponda.
4En «Datos», exporta todo o importa tus gastos desde un archivo.
Bueno saber
Las secciones van en tres grupos: Negocio, Preferencias y Cuenta. Tus iniciales, arriba a la derecha, abren el menú de la cuenta: Configuración, Plan y facturación, «Instalar 1440 en este aparato» y Cerrar sesión. La sección que abres queda en la dirección de la página: al recargar, sigue abierta.
Tu actividad se escoge al crear la cuenta (sin ella no se crea) y se cambia en «Negocio»: de ahí salen los ejemplos de gastos del negocio y el asistente se ajusta a tu oficio.
En «Documentos», cada estilo tiene una miniatura con datos de ejemplo y «Ver en grande». Lo que escojas vale para los documentos nuevos y los ya hechos; en la hoja de un documento, «Estilo» cambia solo esa vista.
La personalización cambia cómo se ve 1440 y cómo habla el asistente. No modifica los cálculos.
Al importar, una fila que no dice cada cuánto se paga o de qué tipo es se pregunta en la revisión, antes de cargar nada. Si una parte de la exportación no se pudo leer, la pantalla lo avisa y el archivo la nombra.
Cuando la prueba terminó, «Elegir plan», en el aviso de arriba, lleva a «Plan y facturación».
1440 se instala como una app en el teléfono o en un PC o Mac: tus iniciales › «Instalar 1440 en este aparato», o Conexiones › Avisos. En Android (Chrome o Edge) sale el botón «Instalar 1440»; si no sale, menú ⋮ › «Instalar app» o «Agregar a pantalla principal». En iPhone se instala desde Safari: Compartir › «Agregar a pantalla de inicio», y abres 1440 desde el ícono nuevo. En iPhone los avisos solo llegan así, desde iOS 16.4. La ventana tiene los pasos de los dos sistemas.
En «Conexiones» hay una tarjeta por conector: Google (tu calendario y enviar desde tu Gmail), Avisos (por correo, en el navegador o el teléfono, por Telegram o por WhatsApp), Telegram (hablar con el asistente por chat) y WhatsApp (hablar con el asistente con mensajes, notas de voz y fotos de recibos: escribes tu número, autorizas que 1440 te escriba y respondes «Sí, conectar» al mensaje que te llega; los avisos llegan por ahí con ese permiso, y BAJA los apaga). Cada tarjeta dice su estado real: un conector funciona cuando está disponible en el servidor y lo conectas en tu cuenta. En «Plan y facturación» ves los planes y sus precios; el pago todavía no está activo.
Términos
Las palabras de 1440.
Estas cifras no se escriben a mano: se calculan solas a medida que llenas Gastos y ahorro, el Calendario y el Portafolio.
Valor mínimo
Lo que el mes tiene que cubrir: gastos personales, del negocio, deudas, gastos anuales y ahorro. Se calcula con lo escrito en Gastos y ahorro.
Horas de servicio
Las horas del mes en que se hacen los servicios que se venden. Salen del Calendario.
Valor hora
Lo mínimo que debe dejar cada hora de servicio para cubrir el mes. Es una referencia interna: al cliente se le cobra por servicio, no por hora.
Margen
Lo que queda de un precio después de cubrir sus horas al valor hora y sus costos del trabajo (transporte, materiales, alquileres), en porcentaje del precio. El margen objetivo se fija en Configuración → Cálculo.
Capacidad
Las horas de servicio que quedan libres en el mes, después de los trabajos ya aceptados.
Si un resultado no coincide con lo que esperabas.
Revisa primero los gastos y su frecuencia, las horas de servicio, las horas de cada fase y los costos del trabajo del servicio. Comprueba también si estás viendo una estimación o un registro de trabajo ya realizado.
Asistente IA
Indica qué servicio o resultado estás revisando y qué diferencia encontraste. Así podrá ayudarte a interpretar la información disponible.
La ayuda también está en cada pantalla.
Abre «Cómo funciona esta pantalla» para consultar la explicación de la sección en la que estás trabajando.